各学院：

为促进我校博士研究生的国际交流与合作，开拓博士研究生国际学术视野，培养博士研究生科研创新能力，提高博士研究生培养质量，学校于2009年设立了“博士研究生高水平国际学术会议资助项目”，资助优秀博士研究生参加高水平国际学术会议。现将2018年度项目资助选拔通知如下。

一、基本情况及申请要求

1. 2018年度项目资助金费预计为50万元，各学院根据实际需要申报。

2.学校常年接受博士生申请。博士生本人提出申请，导师推荐，学院评审同意后推荐至研究生院。请各单位积极宣传，鼓励博士生申报。

3.申请人须为我校在读全日制博士生，申请时年龄不超过35周岁。

4.会议级别应为境外（含港澳台地区）召开的所在学科高水平国际学术会议。申请人必须被邀请在会议上作口头报告，仅在会议中张贴、交流的申请者不予考虑。

5.同一个国际学术会议资助不超过2人。

二、资助额度及范围

项目资助经费根据会议举办地、参会形式和会议预算等核定，一般为5000－20000元，主要用于项目录取人员在参加学术会议期间的往返旅费、会议注册费、签证相关费用及住宿费。

三、申请与资助程序

1.研究生申请

申请人应在参会前尽早提出申请（根据目的地国家或地区签证要求确定），须提交以下材料：

（1）《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目申请表》；

（2）会议背景资料；

（3）论文录用函或大会邀请函（明确论文已被接收、明确参会形式为Oral Presentation）；

（4）拟发表论文全文（摘要）；

（5）外语水平证明，能够用外语做口头报告的证明材料。

2.学院评审推荐

学院及时对申请材料进行评审，对博士生所申请参加的国际学术会议主题、论文录用函或大会邀请函、在所属领域的会议级别等情况进行认定。学院应在每月（寒暑假顺延）15日前将推荐人员汇总表和申请人材料提交给研究生院培养办。

3.研究生院审批

研究生院对学院提交的申请资料进行评审，确定项目录取人员并核定资助金额。

4.出国境与结项手续

根据国际合作与交流处和计划财务处管理规定，研究生出行前须办理《湖南大学在校学生出国(境)申请单（研究生）》。

项目录取人员应在回国后一个月内（遇寒暑假顺延）在所在学院做一次公开的学术报告。学院应至少在报告会前2个工作日将信息报送至研究生院培养办，并在院内和校内公开发布相关信息，供感兴趣的师生选择参加。

项目录取人员在校内学术报告会后向研究生院提交以下资料（均为电子版，发至pengluo@hnu.edu.cn）：

（1）《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告》。

（2）护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件；

（3）会议的正式邀请函；

（4）收录国际会议文集的论文封面、目录、论文全文；

（5）参加国际会议的新闻报道稿；

（6）如果参会有获奖等情况，请在提交的材料中重点注明。

研究生院审核以上资料并同意后，项目录取人员持相关审批件及票据至所在学院办理报账手续，费用报销标准按照学校计划财务处规定执行。

四、其他事宜

1.各学院、导师应积极支持博士生参加国际学术会议。鼓励有条件的学院和导师给予配套资助。

2.项目按照《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目管理办法》（湖大研字[2014]37号）及其他相关规定执行。

联系方式

项目联系人:罗鹏

联系电话：0731—88822824

办公地点：研究生院培养办公室（研究生楼D栋406A）

联系邮箱：pengluo@hnu.edu.cn

附件：

    1.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目申请表

    2.湖南大学博士研究生国际高水平会议项目学院汇总表

    3.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目管理办法

    4.湖南大学高水平国际学术会议目录

    5.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告

    6.湖南大学在校学生出国(境)申请单（研究生）

                                                                        研究生院培养办公室

                                                                           2018年1月31日